Tag 4 und die dritte Gewohnheit: die Planung

Heute setze ich die dritte Gewohnheit nach dem Sammeln und Durcharbeiten um, das Planen.

Hatte ich in den letzten Tagen das ein oder andere Déjà-vu zur bisherigen Vorgehensweise in GTD, betrete ich hier Neuland.

Denn GTD hat hier einen aus meiner Sicht anderen Ansatz: Ich bin so organisiert, dass ich in jeder Situation intuitiv das tue, was am sinnvollsten ist. (Und auch das entsprechende Unterstützungsmaterial bei mir habe) Ich gebe an dieser Stelle zu, dass dieser Ansatz zwar auf der einen Seite genial ist, ich aber immer wieder meine Schwierigkeiten damit habe. Ich bin nämlich jemand, der eine gewisse Struktur durchaus zu schätzen weiß.

Aber was ist nun die Planung in Zen to Done?

Eigentlich ist es recht einfach und geht im Kern um zwei Dinge:

Plane Deinen Tag und plane Deine Woche. Sorge dafür, dass Du mit den großen, wichtigen Dingen anfängst, damit diese nicht auf der Strecke bleiben.

 

Tagesplanung:
Nimm die wichtigsten 1-3 Aufgaben und plane diese ein. Reserviere Dir für diese Aufgaben ausreichend Zeit und erledige sie, bevor Du an die nächsten Aufgaben und alles andere gehst.

 

Wochenplanung:
Setze Dich vor Beginn der Woche hin und such Dir das raus, was Dich weiter bringt. Die großen Brocken, die „big rocks“. Und diese plane so in die Woche ein, dass Du sie auch schaffen kannst. Trage dir in deinen Kalender Zeit für diese „big rocks“ ein.

Klingt fast trivial, oder? Und dennoch hat er mich wieder erwischt. Und ich bin mir ziemlich sicher, dass er auch Dich erwischt hat. Was mir immer wieder passiert: Ich fange morgens fröhlich mit „kleinen Happen“ an, denn ich will ja Erfolge sehen. Und ein Erfolg ist für mich immer, wenn eine Aufgabe abgehakt, eine Mail beantwortet ist, etc. Die Folge: Ich suche mir die leichteste Aufgabe von allen, oder die schönste und erledige sie. Und dann hole ich mir die „nächstschönste“, usw. Nur wenn es ganz arg brennt, kommt auch mal was unangenehmes dran. Im Ergebnis bleiben dann viel zu oft die Dinge liegen, die zu groß sind, zu unklar, zu unbestimmt oder halt zu unangenehm. Und so werden aus wichtigen Dingen dann ganz schnell auch dringende..

Leo betont im Buch auch, dass diese Gewohnheit sicher eine der wichtigsten von Zen to Done ist. Da bin ich mal wieder ganz bei ihm.

Meine Umsetzung:

Also folge ich seiner Empfehlung, und suche mir morgens drei Aufgaben raus, die ich zu den wichtigen des heutigen Tages erkläre. Übrigens empfiehlt Leo auch, max. 3 Aufgaben zu priorisieren. Und mit denen beginne ich. E-Mails und alles andere bleibt außen vor. Erst die drei wichtigen Projekte anschieben.

Und es läuft gut. Um 07:30 ist Aufgabe 1 soweit geklärt, dass ich dem Kunden die Mail mit dem Angebot schicke und der Ball bei ihm liegt. Direkt im Anschluss starte ich mit Aufgabe 2, die ich zweimal kurz unterbreche, weil Mitarbeiter auf mich zukommen, was in diesen Fällen auch gerechtfertigt war. Direkt nach Klärung des Anliegens geht es aber an der Aufgabe weiter. Um halb neun habe ich das zweite Projekt soweit, wie ich es für den nächsten Schritt benötige. Und Aufgabe 3 kläre ich in der Besprechung um kurz nach 9. Frei nach einer bekannten Werbung für einen Snack: Halb zehn in Deutschland – die wichtigsten Aufgaben des Tages sind erledigt bzw. am fliegen.

Und nun geht es weiter mit den anderen Aufgaben der To-Do Liste. Die kleineren Aufgaben, die die ich sonst morgens als erstes erledigt hätte.. 😉 Mit der Energie er schon erledigten Großprojekte geht es viel schneller von der Hand.

Und der Hammer ist: ich überfliege zwar hin und wieder mal den Posteingang, weil ich sichergehen will, dass dort nichts ganz dringendes reingekommen ist, lasse aber alle Mail und sonstigen „Pings“ unbeantwortet. Das gab es bei mir sonst NIE.

Der Plan für den Rest der Woche

Mal schauen, ob ich die Planung für morgen bereits heute Abend erledige oder ob es morgens für mich günstiger ist. Vom Gefühl her macht es Sinn, dass Abends zu erledigen. Warum? Ich weiß zum Feierabend, was morgen dran ist, wie voll der Tag ist und was ich spontan noch reinnehmen könnte. Außerdem könnte dieses Wissen dem Kopf auch Ruhe geben. Denn, frei nach GTD ;-), „die Dinge sind geregelt“.

Wochenplanung

Die Wochenplanung für die nächste Woche werde ich mir für Samstag vornehmen und mit einer weiteren Gewohnheit von Zen to Done verbinden, dem Wochenrückblick. Damit gehe ich allerdings gleich doppelt gegen den Ratschlag von Leo vor, der zum einen empfiehlt, möglichst immer nur eine Gewohnheit gleichzeitig zu etablieren und zum anderen verbinde ich zwei Gewohnheiten zu einer. Aber es erscheint mit einfach logisch und ich bin ja auch nicht unbedarft in solchen Systemen – UND ich bin einfach neugierig, was Zen to done noch mit mir macht. Die bisherigen Ergebnisse waren teilweise überraschend und echt gut. Ich will mehr. 😉

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