Definiere Deine Eingänge

Der heutige Blogbeitrag ist zum ersten Mal als Podcast umgesetzt. Der nachfolgende Text enthält die wesentlichen Informationen, ist aber etwas kürzer gefasst.

Eingänge: Das sind die Kanäle, auf denen Du mit anderen kommunizierst.

Warum solltest Du diese definieren?  Weil Du Deine Eingänge regelmäßig abfragen musst, um sicherzustellen, dass Du in angemessener Zeit auf neue Nachrichten, Anfragen, etc. reagierst. Nur wenn Du weißt, was Deine Eingänge sind (und was nicht), kannst Du sicher sein, alles berücksichtigt zu haben.

Überlege Dir mal, was Deine Kanäle sind.

eMail? Bei mir nicht wegzudenken. Alles, was ein wenig förmlicher abläuft. Also ziemlich viel im geschäftlichen Umfeld. Manche meiner Kunden erhalten 100 und mehr eMails pro Tag. Das will organisiert sein. Auch wenn Du (hoffentlich) nicht so viele eMail erhältst, musst Du diesen Eingang regelmäßig abfragen.

WhatsApp? facebook? Ich persönlich liebe Messenger und soziale Netzwerke, da die Kommunikation dort viel unkomplizierter und schneller möglich ist. Ich kann sehen, ob eine Nachricht bereits gelesen wurde. Ich kann auch mal von unterwegs schnell ein Bild, einen Standort oder eine Sprachnachricht senden.

Welche elektronischen Eingänge hast Du noch?

Dein Telefon, das Handy und der Anrufbeantworter. Darüber wirst Du nicht nachdenken, sondern sie intuitiv nutzen.

Neben diesen elektronischen Eingängen gibt es auch noch „analoge“, wie zum Beispiel der Briefkasten. Auch den wirst Du ohne groß drüber nachzudenken täglich leeren. Hast Du in Deinem Büro einen Eingangskorb? Auch hier können Dinge vergessen gehen, wenn der Stapel immer größer wird.

Und dann sind Gespräche mit Kollegen, Kunden, Mitarbeitern, etc. Wo man mal eben im Flur, auf dem Weg zum Auto, oder bei der Arbeit etwas zugerufen bekommt. Erledige doch bitte noch dies oder das. Vorsicht, hier lauert die Gefahr des Vergessens. Denn Kanäle werden erst dann zu Eingängen, wenn die Information bis zur weiteren Verarbeitung sicher aufbewahrt wird. Dein Briefkasten verliert keinen Brief von selbst, Dein Kopf vielleicht schon. Gewöhne Dir deshalb an, solche Anfragen direkt in einen sicheren Eingang zu überführen.

Wenn Du ein wenig nachdenkst, wird Dir der eine oder andere Eingang einfallen.

Du solltest so wenige wie möglich aber so viele wie nötig besitzen.

Überlege Dir auch mal, was Du als Ausgang benutzt. Denn alles was Du verschickst, kann ja auch als Antwort zurückkommen.

Weniger ist mehr.

Frage Deine Eingänge regelmäßig ab.

Die Häufigkeit liegt zum einen im Kanal begründet. Deinen Briefkasten brauchst Du vielleicht nur einmal am Tag zu leeren. Andere Kanäle musst Du vielleicht öfter abfragen und andere brauchst DU nicht täglich zu checken.

Es liegt sicher auch an Deiner Aufgabe, an Deinem Job. Bei uns im Systemhaus reicht es beispielsweise nicht aus, einmal am Tag die eMails zu checken. Für mich als Trainer durchaus.

Und zu guter Letzt liegt es auch an Dir. Du erziehst Dir Deine Kommunikationspartner. Wenn Du auch Sonntags innerhalb von 5 Minuten auf Mails regierst, wird das irgendwann normal und erwartet. Überlege Dir also, was Du willst.

Verteidige die Anzahl Deiner Eingänge.

Pass auf, dass nicht andere neue Kanäle für Dich öffnen, die Du gar nicht haben willst. Lass Dich nicht in jeden neuen Messenger, in jedes neue Tool reinziehen. Die Mehrarbeit hast Du. Es wird immer komplizierter, unübersichtlicher.

Du musst nicht jede Mode mitmachen. Finde Deinen Weg. Und sag dann auch: Nein. Auf diesem Weg bitte nicht.

Das wird Dir Sicherheit geben.

Wenn Du Deine Eingänge und die Häufigkeit der Abfragen definiert hast, wird Dir das Sicherheit geben.

Nein zu neuen, für Dich unnötigen Eingängen zu sagen.

Und die Sicherheit eines guten Gefühls, alle Kanäle im Blick und im Griff zu haben.

Mach die Abfragen Deiner Kanäle zu einer guten Gewohnheit.
Damit meine ich auch, nicht mehr als notwendig in Dein Postfach, in WhatsApp, in facebook und Co zu schauen.

Konnte ich Dir einen Impuls geben? Das würde mich freuen. Ich freue mich auch auf Dein Feedback.