Das Chaos aus dem Kopf und in den Griff kriegen #5

Wie gehst du mit Einfällen, zugerufenen Aufgaben, der Erkenntnis das die Milch zu Neige geht und sonstigem Dinge um, die plötzlich und unvermittelt in deinem Leben auftauchen?

Ich staune manchmal, wenn Menschen, mit denen ich zusammen arbeite sich die Dinge, die sie tun wollen nicht notieren.

Und vielleicht kennst du auch Menschen, die super zuverlässig alles liefern was sie zugesagt haben und solche die eher wie ein Sieb wirken.

Was macht den Unterschied aus?

Für mich ist es wichtig, mir die Dinge aufzuschreiben.

Übrigens ist es aus meiner Sicht eher egal ob du ein digitales Tool oder ein Büchlein dafür nutzt. Hauptsache du nutzt überhaupt etwas.

Regelmäßig.

Konsistent. Du reagierst also immer gleich.

Statt es einmal so und das nächste Mal anders zu machen.

Der Kopf muss deinem System vertrauen, sagt David Allen, der Gründer von Getting Things Done.

Ich benutze dazu To-Do, eine App von Microsoft, die für das Smartphone, das Tablet und den Computer verfügbar ist. Also egal welches digitale Gerät gerade in meiner Nähe ist.

1. Alle Aufgaben, Einfälle, usw. kommen erstmal ganz „quick und dirty“ auf die Eingangs-Liste.

Damit ich es nicht mehr vergesse.

2. Regelmäßig überarbeite ich dann diese Eingangs-Liste.

• War es wirklich so wichtig? Oft lösche ich eine Aufgabe auch dann wieder
• Mache aus dem Stichwort eine griffige, klare ausführbare Beschreibung.
• Notiere mir bei Bedarf weitere Gedanken dazu
• Bei Bedarf erstelle ich ein Fälligkeitsdatum Mit Erinnerungen bin ich sehr sparsam.

3. Dann kommt die Aufgabe auf eine meiner Kontext-Listen

• Irgendwann/ vielleicht: Wenn ich noch nicht sicher bin, ob bzw. wann ich diese Aufgabe erledige
• Sprechen mit: Hier notiere ich alle Dinge, die ich mit anderen bei Gelegenheit besprechen möchte.
• Warte auf: Mir ist wichtig, dass etwas was andere tun wollen, nicht untergeht? Dann kommt es auf diese Liste Manches kann ich nicht überall klären
• „Im Büro“ für die Dinge, die ich im Büro erledigen muss
• „Zu Hause“ für das, was zu Hause ansteht
• „Besorgen“: Alles was ich einkaufen, bestellen, besorgen will

Auch für Langfristige Ziele und Projekte habe ich eine Liste, damit ich diese nicht aus den Augen verliere.

Der Vorteil digitaler Tools zeigt sich in geteilten Listen, die ich z.B. mit meinem Team gemeinsam abarbeiten kann.

4. Halte dein System aktuell

• Schreibe neue Dinge auf, damit diese nicht vergessen gehen
• Verarbeite die Notizen im Eingang regelmäßig
• Erledigte Aufgaben hakst du ab oder löscht sie
• Wenn du merkst, dass du eine Liste nicht verwendest oder eine neue brauchst, pass dein System an.