3 Tipps für das Handling Deiner Aufgaben #31

In der heutigen Folge habe ich drei Tipps für dich, wie du besser mit deinen Aufgaben in Outlook oder in ToDo umgehen kannst.

Tipp 1: Führe mehr wie eine Liste für deine Aufgaben.

Was meine ich damit? Outlook hat als Standart eine einzige Liste, die sich ‚Aufgaben‘ nennt. Wenn du da jetzt fleißig alles reinschreibst, hast du sehr schnell eine völlige Überladung mit Aufgaben, die heute dran sind und Aufgaben, die vielleicht erst in drei Monaten dran sind. Aufgaben, die zu dem einen Bereich gehören und zu dem anderen Bereich. Das Ganze ist viel zu unübersichtlich und wie vieles von dem, was ich in dieser Liste drin habe, interessiert mich vielleicht in meinen aktuellen Umfeld, da wo ich gerade bin oder das, was ich gerade mache, überhaupt nicht. Die Lösung ist: Lege dir Listen an. Teile also deine Aufgaben auf, in dazu passende Listen. Somit hast du viel mehr Übersichtlichkeit in dem Kontext deiner Arbeit, wo du gerade bist. Ich bringe dir jetzt auch ein paar Beispiele dazu:

Wiedervorlage (mit Termin)
Da schmeiße ich alles rein, was gerade nicht dran ist. Sachen, wo ich vielleicht in vier Wochen oder drei Monaten mich wieder erinnern möchte, dass ich etwas nachschaue, etwas eintrage oder jemanden anrufe. Sachen, die ich mir nicht in den Kalender eintrage, weil es kein Termin ist, bei dem ich genau an dem Tag um diese Uhrzeit anrufen möchte, sondern eine Wiedervorlage. Wenn du das alles sammelst, in einer Liste voller Vorlagen mit Terminen, dann ist das gut unter und es behindert nicht deine tägliche Arbeit. Dinge, du heute überhaupt nicht sehen brauchst, da sie noch nicht dran sind, landen in dieser Liste.

Ideenspeicher (ohne Termin)
In den Ideenspeicher schiebe ich alles rein, bei dem ich denke: „Oh, das könnte ich mal machen“ oder „Das, was ich mir gestern als Aufgabe notiert habe ist cool,das will ich mal machen, aber weiß noch nicht wann.“ Wenn ich jetzt nur eine Liste hätte, dann würde mir das die Liste vollmüllen. Es würde mir das, was ich heute machen will, die Liste unübersichtlich machen. Dadurch, dass ich Dinge, die ich plane, in den Wiedervorlagenordner oder Dinge, die ich nicht planen möchte, in den Ideenspeicher schiebe, habe ich auch da wieder entschlackt. Wenn du Mitarbeiter hast, hast du garantiert regelmäßig Dinge, bei denen du dir vornimmst, bestimmte Sachen mit bestimmten Mitarbietern bei nächster Gelegenheit zu besprechen. Zum Beispiel bestimmte Dinge, die du dir für das nächste Meeting notierst. Auch, wenn du sehr viel mit einem Mitarbeiter besprichst, wie einem leitenden oder einem sehr engen Mitarbeiter oder der Assistenz, kannst du sogar für diesen Mitarbeiter eine eigene Liste erstellen.

Wichtige Bereiche
Wenn du in deiner Firma für die Finanzen zuständig bist, ist das natürlich ein sehr wichtiges Thema. Du wirst immer mal wieder Impulse, Ideen oder Aufgaben entweder bekommen oder auch selbst entwickeln. Wenn du die in einen eigenen Bereich reinschreibst, weißt du: Da komme ich garantiert und ganz sicher beim nächsten mal, wenn ich mich mit diesem Bereich beschäftige, wieder dran. Das hilft dem Kopf auch loszulassen, da er weiß: Okay, das ist da sicher unter und das nächste Mal, wenn ich mich wieder damit beschäftige, komme ich wieder an diesen Punkt. Was deine Bereiche sind, liegt natürlich serhr stark an deiner Tätigkeit. Bei mir ist es zum Beispiel die Produktentwicklung, die Finanzen, die Firmenstrategie und alles, womit ich mich so beschäftige. Ich teile es auf, in verschiedene Bereiche und bin dann konzentriert an dem einen Bereich.

Große Projekte
Wenn ein laufendes Projekt sehr groß und sehr intensiv ist, kannst du auch dort eine eigene Liste erstellen. Diese Liste muss nur so lange da sein, wie dieses Projekt läuft, bzw. so lange, wie dieses Projekt massiv läuft. Wenn sich das Ganze zum Schluss in viel weniger Energie und viel weniger Aufgaben kanalisiert, kannst du es da auch wieder einfangen und diese Liste wieder einstellen.
Der Vorteil, wenn du in Listen arbeitest, hast du  viel mehr Übersicht, mehr Konzentration und Fokus auf dein Thema und viel weniger Verbrauch unnötiger geistiger Energie, weil du aus den vielen Aufgaben dir deine raussuchen musst, die du gerade benötigst und machen musst. Das ist viel Übersichtlicher.

Tipp 2: Aufgaben-Standardordner als Eingang

 Nutze diesen Ordner ‚Aufgaben‘, der ja Standardordner von Outlook ist, nur noch als Eingangskörbchen.

Auch hier ist der Vorteil, dass ich weniger nachdenken muss und sicher weiß, ob ich alles erledigt habe.

Erstens. Beim erstellen der Aufgaben musst du nicht überlegen, welcher Ordner der passende ist. Gerade, wenn du viele Ordner gemacht hast für deine verschiedenen Bereiche. Wenn zu zum Beispiel Zehn Aufgabenlisten in Outlook oder in ToDo hast, kann es unübersichtlich werden und du würdest dich jedes Mal fragen: „Wo lege ich diese Aufgabe jetzt an?“. Das hast du ganz schnell erledigt, wenn du unterwegs bist und dir kommt eine Idee, bei welcher du gerade das Handy nimmst und einfach eine neue Aufgabe in diesem Standartordner ‚Aufgaben‘ anlegst.

Der Trick ist, diesen Eingangsbereich regelmäßig zu kontrollieren. Dadurch weiß dein Unterbewusstsein, dass du zu gegebener Zeit das wieder vornehmen wirst und es ist dort sicher unter. Die Schnelligkeit beim Erfassen und die Sicherheit, dass es dann später verarbeitet wird, ist eine ganz wichtige Kombinaton dabei.

Tipp 3: Tägliches Reflektieren und Planen

Dieser tägliche Ablauf, dass ich auch daran glaube, dass das, was ich da reinschreibe auch zu gegebener Zeit bearbeitete wird, mach ich nach Möglichkeit täglich. Ich sage jetzt nach Möglichkeit, weil es Tage gibt, wo ich es einfach nicht schaffe. an den allermeisten Tagen schaffe ich es allerdings und beginne meinen Tag in ToDo damit, dass ich in den Bereich Aufgaben reinegehe.

Für jeden Eintrag, den ich da finde, habe ich vier Möglichkeiten.

Erste Option: ich lösche diese Aufgabe wieder. Vielleicht ist es mit dem Abstand, Gestern habe ich diese Aufgabe eingetragen und heute mit dem Abstand denke ich, dass es doch nicht so wichtig ist. Vielleicht, hat es auch schon jemand anderes gemacht oder ich habe Neuerkenntnisse. In jedem Fall ist löschen aber das Beste, weil ich da nichts machen muss.

Zweite Möglichkeit: Ich plane es. Vielleicht will ich es Montag wieder angehen. Dann kommt es in die Liste Wiedervorlagen mit Termin mit Fälligkeitsdatum Montag und ich weiß, dass es geplant ist und ich es Montag wieder neue betrachten werde.

Dritte Wahl: Vielleicht möchte ich es aber auch nicht planen und würde dann es einfach in den Ideenspeicher legen.

Oder als vierten Weg: Manchmal sind die Dinge auch ganz klein und ich kann sie direkt erledigen.

Der Aufgabenordner sollte, wenn ich damit fertig bin, wieder leer sein.

Zweiter Schritt: Überfällige Aufgaben.

Überfällige Aufgaben kommen daher, dass ich mir Dinge auf Termin gelegt habe und die Wirklichkeit sah anders aus, als die ursprügliche Planung und ich konnte die Aufgabe nicht erledigen. Damit meine Liste nicht roter wird, ist es wichtig dass ich sofort die überfälligen Aufgaben neu plane. Zumindest ist das eine von den vier zuvor genannten Möglichkeiten. Erste Variante ist löschen. Was Gestern zu erledigen war, kann Heute nicht mehr dran sein. Wenn Gestern eine Frist abgelaufen ist, dass ich etwas bestelle oder etwas buche und der Termin ist rum, brauche ich es nicht mehr in meinen Aufgabenmenanger drin zu haben. In diesem Fall wäre das Löschen der richtige Punkt. Wenn ich es Gestern nicht geschafft habe, kann ich es auch neu planen. Vielleicht auf Heute, vielleicht auf ein ganz neues Datum oder ich entscheide mich, es nicht zu planen. Dann kommt diese Aufgabe ohne Datum in den Ideenspeicher.Auch hier gibt es die vierte Möglichkeit: Es ist kein großer Aufwand und ich erledige es direkt.

Dritter Schritt: Die erledigten Aufgaben lösche ich.

Auch das ist ein wichtiger Punkt, dass so ein Aufgabenmanager nicht vollmüllt. Dass ich nicht nur wie in Punkt zwei die überfälligen Aufgaben neu verarbeite, neu geplant habe. Dass ich das, was erledigt ist, rauslösche. Damit bleibt mein System schlank und clean.

Vierter Punkt in meinem persönlichen Ablauf: Aus dem Ideenspeicher nehme ich jeden Tag eine Aufgabe, die ich entweder lösche, plane oder erledige, damit dieser nicht vollläuft.

Dem begegne ich, indem ich jeden Tag eine Aufgabe aus diesem Pool rausnehme und sie lösche, erledige oder plane.

Hier nochmal die Vorteile dieser Vorgehensweise zusammengefasst: Da ich nahezu jeden Tag, meinen ToDo Manager überarbeite, bleibt er ganz clean und ganz schlank. Er enthält nur Dinge, die auch wichtig sind für mich. Die tägliche Durchsicht hilft mir auch zu planen, was wichtig ist und mein Kopf, mein Unterbewusstsein glaubt daran. Auch das ist sehr wichtig. Wenn das ein vollgemülltes, mit jenseits von gut und böse überzogenenen Fälligkeitsdaten volles System ist, dann sagt dir dein Kopf: Das geht nicht. Mach es anders. Dann fängst du wieder an und schreibst auf ein Blatt papier oder lädst dir eine neue App runter. Das ist aber alles nicht die Lösung. Sorge dafür, dass dein System am Start bleibt, indem du diesen Ablauf so oder ähnlich implimentierst.