Was bisher geschah:

In den letzten Tagen habe ich die ersten drei Gewohnheiten von Zen to Done (einer Selbstmanagement-Methode) in meinen Abläufen eingeführt: das Sammeln, Durcharbeiten und Planen. Heute, zum Wochenende, führe ich die nächste Gewohnheit ein, den Wochenrückblick.

Aber lass mich an der Stelle mal auf die letzten Tage zurückblicken.

Am ersten Tag habe ich für mich definiert, an welchen Orten bzw. Kanälen ich Informationen „rein lasse“ und sammle. Das sind neben zwei E-Mail-Posteingängen noch ein Eingangskorb in meinem Büro und eine Mappe zu Hause.

Und ein kleines Büchlein, was mich seitdem immer begleitet und in das ich spontane Ideen genauso schreibe, wie relevante Punkte in einem Meeting. Alles, was nicht per E-Mai oder Papier reintrudelt, landet im Büchlein. Und für mich völlig überraschend möchte ich es nicht mehr missen. Viel simpler und schneller als ins Smartphone etwas einzutragen zücke ich das Buch, notiere meinen Gedanken und kann diesen dann schon wieder vergessen, weil ich ihn sicher notiert habe.

Am zweiten Tag habe ich mit dem Durcharbeiten der Eingangsorte begonnen. Das Ziel lautet, jeden Tag jeden Eingangsort zu leeren, in dem für jedes Teil eine schnelle Entscheidung getroffen wird. Auch dieser Workflow funktioniert sehr gut, da es nur wenige Möglichkeiten gibt. Kann ich es wegwerfen? Oder delegieren? Wenn nicht, erledige ich kleine Sachen (2 Minuten) sofort oder plane mir das ein. Und wenn es ausnahmsweise mal nix zu tun gibt, lege ich es ab. Und zwar direkt an den Ort wo es hingehört. Und obwohl meine Woche keine einfache war, habe ich das fast zu 100% geschafft. Ich bin zufrieden und verlasse abends das Büro mit einem leeren Posteingang. Ein gutes Gefühl.

Dann kam die Tages-Planung. In der man bei ZTD max. 3 Aufgaben raussucht, die wirklich etwas bewegen. Also nicht mit dem leichtesten anfangen, oder mit dem schönsten, sondern das in Gang bringen, was zählt. Und so überlege ich abends bzw. morgens, was dran ist, markiere das und starte mit diesen Aufgaben in den Tag. Und was soll ich sagen… dieser Fokus hat diese Woche auch super funktioniert. Nachdem ich die wichtigen Aufgaben erledigt habe, bin ich an die restlichen Aufgaben des Tages gegangen (die ich mir notiert hatte) und erst dann habe ich die Mails gecheckt, teilweise erst um 16 Uhr nachmittags. Und das will für mich als E-Mail-Junkee wirklich was heißen.

Zusammenfassend war die Woche mit Zen to done wirklich ein Erfolg. Der Fokus ist ganz klar auf den Dingen, die ich angehen will und die direkte, offensichtliche Fremdsteuerung durch jede eingehende Mail ist fast gänzlich unterblieben.

Heute, am Samstag freue ich mich auf die vierte Gewohnheit, den Wochenrückblick.

Dieser besteht aus fünf Punkten und soll (wenn er mal eingeführt) ist, ca. eine halbe Stunde dauern.

Schritt 1: Überprüfe Dein Jahres- und Wochenziel

Leo (der Verfasser von ZTD) lenkt den Fokus hier sogar auf die Lebensziele, aus denen man Jahres- und Wochenziele bilden soll. Das finde ich zwar grundsätzlich gut, ist mir für den Start aber „too much“. Jahresziele habe ich aber, damit beginne ich dann.

Nächste Herausforderung für mich: Ich soll mich auf ein Ziel beschränken, um den wirklich vollen Fokus darauf zu haben. Uff… da kommt die Qual der Wahl und die Befürchtung hoch, dass dann nachher etwas auf der Strecke bleibt. Aber da es sich ja jede Woche wiederholt, ist dann vielleicht nächste Woche ein anderer Bereich dran und übernächste Woche wieder ein anderer… Mal sehen…

Und als ich meine Jahresziele so durchgehe, fällt es mir auch gar nicht schwer, diesen einen Bereich zu wählen, der dran ist. Ein berufliches und ein privates Ziel haben lange Zeit ein Kopf-an-Kopf-Rennen, dann wird es immer klarer. Das private Ziel soll es sein.

Schritt 2: Überprüfe Deine Notizen

Leo meint damit, die Sammelorte noch einmal durchzuschauen und zu prüfen, ob dort noch etwas schlummert, was erledigt werden sollte. Da ich aber (wirklich!) vorbildlich war, befindet sich dort bei mir gerade nichts. Nullkommanichts. Also weiter im Programm.

Schritt 3: Überprüfe Deinen Kalender

Und zwar die letzte Woche und die nächste Woche. Das ist sicher eine gute Sache, denn beim Blättern im Kalender ist mir schon oft gerade noch etwas aufgefallen, bevor es vielleicht vergessen gegangen wäre.

Und wirklich finde ich noch drei Dinge, die ich notiere. Nichts kriegsentscheidendes zwar, aber ich werde besser vorbereitet in meine Termine gehen.

Schritt 4: Überprüfe Deine Listen

Hier gilt es die To-Do-Liste zu zücken und durchzugehen auf der Suche nach Dingen, die längst erledigt sind, geändert werden können oder vielleicht auch schon überfällig und in den Fokus kommen sollten.

Hier gerate ich an meine Grenze, denn meine To-Do-Liste enthält so viele verschiedene Listen und Einträge, dass mir im Rahmen des Wochenrückblicks die Zeit und Energie fehlt, dass zu reparieren. Aber – gute Nachricht- es gibt ja eine Phase von Zen to done, in der die To-Do-Listen überarbeitet werden. Also lösche ich nur die Dinge, die klar rum sind und hole mir 2,3 Punkte in die kommende Woche und lehne mich ansonsten zurück. Das ist übrigens sehr angenehm an Zen to done, sozusagen eine geniale Kombination aus Einfachheit und gutem Freund, der mich erinnert.

Schritt 5, leg Dein Wochenziel fest und plane die wichtigsten Aufgaben

Hier werden quasi die großen Brocken für die Tage bereitgelegt.

Da ich gedanklich meinen Kopf freigemacht habe, die Notizen, den Kalender und die Listen fein rausgeputzt sind, fällt mir das an der Stelle nicht schwer. Aus meinen Projekten wähle ich sechs, die aus verschiedenen Gründen wichtig sind. Diese werde ich jeden Tag bei der Tagesplanung entsprechend priorisieren, so wie es schon letzte Woche gut geklappt hat.

 

Damit ist der Wochenrückblick nach einer guten halben Stunde beendet. Fühlte sich das „rund“ und erfolgreich an? Naja, geht so. Die Lebensziele habe ich nicht mit rein genommen, aus den Jahreszielen was herauszusuchen, war nicht ganz easy. Meine To-Do-Liste ist aktuell zu überladen, die bedarf einer Überarbeitung. Alles andere war ok. ABER: Es war der erste Wochenrückblick, dass wird sicher von mal zu mal leichter fallen. Ich bin gespannt. 🙂

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