Tag 2 – Durcharbeiten

Heute, an meinem zweiten Tag mit ZTD sind meine Eingänge bereits gut gefüllt.

Aber schauen wir uns erst einmal die Vorgehensweise von Zen To Done beim Durcharbeiten an:

Prinzip 1:
Geh von oben nach unten durch Deinen Stapel durch und triff eine schnelle Entscheidung, überspringen oder zurücklegen ist verboten.

Das kenne ich schon von GTD und das konsequent zu befolgen, ist ein gewaltiger Schritt weg von Stapeln, die stetig größer werden und dem immer schlechter werdenden Gefühl, was darin schlummert. Von oben nach unten heißt, ohne Vorarbeit und künstliche Sortierung schnellstmöglich den Stapel abarbeiten. Es ist nicht immer einfach, eine Entscheidung zu treffen, aber es ist gut, wenn diese fällt und ein Dokument oder eine E-Mail nicht immer wieder überflogen wird.

Option 1:
Wegwerfen.

Ein weiterer, sicher befreiender Punkt. Sich zu lösen von der Angst, etwas wegzuschmeißen. Die meisten Dinge kann man wieder besorgen, wenn man diese wirklich noch einmal benötigt. Die E-Mails in landen erstmal in den gelöschten Objekten. Alleine daher fällt es mir persönlich nicht schwer, Mails großzügig zu löschen.

Aber es bleibt ja immer noch mehr als genug, was nicht gelöscht werden kann, dann kommt

Option 2:
Delegieren

Bin ich wirklich die optimale Person, diese Aufgabe zu erledigen? Oft gibt es bessere. Sei es jemand, der es besser kann. Oder Du hast ein Team, welches Dir Arbeit abnehmen kann. Was jemand für Dich macht, musst Du nicht machen.

Ich habe ein tolles Team, ich habe tolle Partner, dennoch bleibt auch hier noch mehr als genug übrig, was ich weder wegwerfen noch delegieren kann, also:

Option 3:
Mach es sofort (wenn es in 2 Minuten zu erledigen ist)

Diese Option kannst Du aus meiner Sicht auch vor dem Delegieren anwenden, denn oft ist es weniger Arbeit, es schnell zu erledigen, wie es mit einer Erklärung an jemand weiterzugeben, der ja dann auch den Aufwand hat. Und das ist auch die Idee: Bevor ich etwas plane, mir auf Termin lege, etc. kann ich die Zeit auch nutzen, es zu erledigen.

Eine Falle, über die ich hierbei stolpere: Abschätzen, wie lange ich benötige. Aus 2 Minuten werden kann schnell 5 oder 10. Und das Durcharbeiten soll definitiv nicht den halben Tag dauern, sondern geprägt sein von schnellen Entscheidungen. Wenn es also deutlich länger als 2 Minuten benötigt, folgt die nächste Option:

Option 4:
Verschiebe es auf später

Hier sind zwei Möglichkeiten für mich denkbar:

Ist es eine größere Sache, kann ich es als Termin in den Kalender packen und mir die Zeit reservieren.
Ist es eher übersichtlich, kommt es auf die To-Do-Liste.

Zu diesem Punkt werde ich in den nächsten Tagen noch einmal kommen, denn aus meiner Erfahrung steckt hier viel drin, was schiefgehen kann bzw. wo Du Deinen Weg finden darfst.

Aber: vielleicht gibt es (noch) ja gar nichts zu tun. Du willst es aber dennoch nicht wegwerfen. Dann kommt

Option 5:
Leg es ab. Und zwar direkt richtig.

Ein genialer Punkt, der meinen wunden Punkt trifft. Denn mit der Ablage hatte ich es in der Vergangenheit auch nicht so. Aber wenn ich wieder einen neuen Stapel „noch abzulegen“ anlege, dann hab ich ja doch wieder einen Berg, der sich bildet.

Prinzip 2:
Lass nichts am Eingangsort

Jetzt wiederholt sich Leo etwas, denn jetzt wird nochmal betont, dass ich den Stapel von oben nach unten durchgehe, nichts überspringe und zu jedem „Ding“ eine Entscheidung treffe.

Wenn es sehr viele Dinge sind, die im Eingangskorb warten, rät Leo, zum Start den alten „Kram“ erst mal in eine Mappe (oder einen Unterordner „Alte Mails“) zu packen, damit man eine Chance hat, den Eingang zu leeren.

Prinzip 3:
Wiederhole diesen Prozess

Also täglich jeden der Eingangsorte nach dieser Methode durcharbeiten. Schauen wir mal, was sich hier in den nächsten Tagen verändert. 🙂

Und nun zur Wirklichkeit.. 🙂

Bedingt durch eine Umstellung von Samstag bis heute kam ich nicht so wie sonst zum Abarbeiten meiner E-Mails, so dass ich in einem der Postfächer 143 und im anderen 12 E-Mails zähle. Der Eingangskorb im Büro enthält einige Papiere und mein kleines Büchlein enthält auch einige wenige Einträge.

Dann mal los. Zuerst den Eingangskorb geleert, dann an die Mails. Es geht voran, aber dauert dennoch seine Zeit. Viele Mails sind schnell gelöscht oder abgelegt, bei anderen geht es ans Erledigen oder Einplanen. Nicht immer komme ich mit 2 Minuten hin. Ist sicher auch Übungssache. Um Dir ein Gefühl zu geben, ich schätze als Schnitt über alle Dokumente/Mails/ Aufgaben benötige ich eine Minute.

Heute schaffe ich es nicht bis auf den Grund meiner Mails und beende den Tag mit einem leeren Eingangskorb und Taschenbuch, aber 61 noch offenen Mails im Posteingang. Da ich ein Verfechter des leeren Posteingangs (INBOX ZERO) bin, fühlt sich das nicht gut an. Immerhin habe ich 109 „Dinge“ verarbeitet und das finde ich schon richtig gut.

Das zeigt mir, dass die Einfachheit von ZTD eine große Kraft entwickeln kann, denn schnelle Entscheidungen zu Dingen zu treffen, gehört nicht immer zu den einfachen Tätigkeiten.

Zu Hause angekommen, bin ich neugierig, was in der Mappe zu Hause steckt. Die Mappe ist leer, ein Brief liegt auf dem Tisch, so wie früher. Es scheint so, als ob der neue Eingangsort noch nicht „angekommen“ ist.

Beim Einschlafen „erwische“ ich mich dabei, mich schon auf die weitere Abarbeitung meiner Posteingänge und den nächsten Stufen des Projektes Zen to Done zu freuen. Mein Unterbewusstsein ist also schon mal angefixt.

Tag 3:

Mein Tag beginnt mit einem Termin und anschließender Besprechung. Mein iPad mit Stift habe ich zwar dabei, es bleibt heute aber arbeitslos. Meine Notizen schreibe ich -ganz ungewohnt- in mein Buch. Und genieße die Einfachheit, aufschlagen, reinschreiben, fertig. Geht schneller, irritiert das Gegenüber wahrscheinlich weniger und lenkt mich null ab. Null. Also ein weiterer Pluspunkt für das „neue“ System.

Im Büro angekommen, ist dann erstmal das Durcharbeiten meiner Eingänge dran. Heute will ich die „0“ erreichen.

Gestern habe ich ja (entgegen dem Prinzip „jeden Tag alle Eingangsorte leeren“) noch nicht alle E-Mails verarbeitet, damit starte ich heute. Es sind seit gestern einige neue Mails dazu gekommen, im Postfach 1 warten 79 Mails, im anderen, was ich gestern komplett geleert hatte, sind es 3. In meinem Buch habe ich 21 Punkte aufgeschrieben. Also 102 Dinge, die verarbeitet werden wollen. Nach dem ersten Lauf gestern schätze ich den Zeitbedarf damit auf ca. 100 min.

Also los im Prozess. Von oben nach unten, schnelle Entscheidung treffen, großzügig löschen, delegieren falls möglich, sonst erledigen wenn es in 2 Minuten lösbar ist oder planen.

Und auch wenn ich nicht dranbleiben konnte aufgrund von einigen Terminen, so habe ich es doch geschafft. Und staune beim Schreiben dieser Zeilen, dass ich „nebenbei“ weit über 100 Entscheidungen getroffen habe, Dinge erledigt oder geplant sind. Und da wundere ich mich, manchmal abends erschöpft zu sein, obwohl ich körperlich gar nicht viel gemacht habe…

Zusammenfassend kann ich sagen, dass ich einiges von Getting things done her kenne, die Vorgehensweise bei ZTD ist ein wenig abgespeckt und vermutlich für Neulinge leichter zu lernen und umzusetzen. Aber auch für mich nehme ich die Erkenntnis mit, das weniger manchmal mehr ist: GTD will mehr, verlangt mir aber auch mehr ab. Ich glaube, dass ich gestern und heute jeweils über 100 Dinge verarbeitet habe, liegt auch an der Einfachheit, die mehr Energie für die eigentliche Aufgabe übrig lässt.

Nun freue ich mich auf den Feierabend und darauf, morgen nicht mit Altlasten sondern nur mit neuen Dingen zu starten. Und morgen nehme ich mir die dritte Gewohnheit vor, das Planen. Mit diesen drei Gewohnheiten werde ich einige Tage arbeiten um diese in Fleisch und Blut übergehen zu lassen.

monatlicher Newsletter

Erhalten Sie einmal im Monat unseren kostenlosen Newsletter. Sie können sich jederzeit wieder abmelden.

Weitere spannende Themen für Sie

zwei Wochen mit Zen to Done

zwei Wochen mit Zen to Done

Nachdem ich Zen to Done zwei Wochen einsetze möchte ich heute ein erstes Resümee ziehen. Ich habe erst vier der zehn Gewohnheiten umgesetzt. Hat es mein Leben stark verändert? Nein, denn ich war vorher schon organisiert. Hat es mein Leben einfacher gemacht? Ja!

mehr lesen